Resume Kuliah DBK Softskill

LAYANAN PROTOKOL

Oleh Bapak Suryo Baskoro, Dosen FIB UGM

Definisi layanan protokol sendiri menurut Encyclopedia Britanica adalah tata cara / krama dalam hubungan antarnegara dengan memperhatikan pangkat atau kedudukan atau titel yang resmi. Adapun definisi lain yaitu kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh kepala negara atau pemerintahan, menteri, dan diplomat, baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

Keprotokolan ini pun diatur dalam UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan. Definisi keprotokolan dalam UU ini adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang yang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Protokol meliputi tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional, hal tersebut termasuk dalam tata upacara. Adapun tata kehormatan dalam keprotokolan yaitu tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. Selain itu, tata tempat dalam keprotokolan meliputi pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain.

Tugas-tugas dalam hal keprotokolan meliputi tata ruang dan tata tempat. Hal-hal yang termasuk dalam tata ruang adalah pengaturan ruangan, tata cahaya, tata suara, dekorasi, dan perlengkapan. Sedangkan hal-hal yang termasuk dalam tata tempat adalah pengaturan tempat sesuai jabatan atau pangkat.

Ketika seorang menteri akan mendatangi sebuah instansi atau universitas, maka prosedur keprotokolan ini sangat dibutuhkan. Tugas protokol dalam menyambut menteri adalah perencanaan yang meliputi penetapan jenis & jumlah tamu, penetapan tempat & perlengkapan, penentuan jenis pakaian, pembuatan layout, dan pembuatan rundown acara. Selain itu ada pula tugas persiapan yang meliputi komunikasi dengan ajudan, komunikasi tertulis (surat menyurat), sambutan pejabat setempat, dan ruang transit untuk coffee break. Tugas selanjutnya yang tidak kalah penting adalah koordinasi yang meliputi pengecekan konfirmasi tamu, pengecekan kelengkapan property, pengecekan layout ruang, pengecekan ruang sembahyang, toilet, dan lain lain. Tugas yang terakhir yaitu ketika pelaksanaan, tugas protokol meliputi pengecekan tamu, pengecekan persiapan & perangkat acaram pengaturan tempat duduk, penerimaan tamu, dan MC.

Dalam melaksanakan tugas protokol, ada beberapa pantangan dalam berkomunikasi dan bersikap, yaitu nada memerintah, memaki, mengumpat, tertawa terbahak-bahak, mengunyah permen, mengekspresikan kejengkelan, menunjuk dengan anggota tubuh, dan lain-lain. Tata krama dalam berkomunikasi secara tertulis meliputi penggunaan bahasa yang mudah dimengerti, mengikuti format surat yang baik, dan memberikan informasi yang lengkap. Seorang menteri atau pejabat tertinggi dalam mendatangi sebuah acara haruslah datang paling akhir dan pulang paling awal.

Adapun catatan khusus bagi penyelenggara acara dalam prinsip keprotokolan, seperti hal hal terkait sambutan. Jumlah pemberi sambutan perlu dibatasi, masing-masing sambutan diberikan alokasi waktu tertentu, penyambut terakhir adalah pejabat tertinggi, dan ketika ada ketua panitia, maka ketua panitia berfungsi sebagai pelapor dan bukan penyambut, tidak pula harus diadakannya coffee break.

Keprotokolan dalam sebuah acara tidak lepas dari wewenang MC. MC dalam sebuah acara berfungsi sebagai pencipta suasana, memiliki artikulasi yang jelas, memiliki suara yang mikrofonis, intonasi harus selaras dengan jenis acara, dan memiliki keterampilan berbahasa.

Fungsi utama protocol adalah pelayanan, sedangkan hakikat keprotokolan adalah pencipta situasi yang menyenangkan dan harmonis, serta pendukung image building sebuah institusi. Tugas protocol sangat strategis karena dapat ikut meningkatkan pembentukan citra sebuah organisasi atau institusi. Dengan peran ini, protocol pada akhirnya identic dengan performa instansi.

Dalam menjalani tugas keprotokolan, protokoler seorang pejabat tinggi berkoordinasi dengan panitia pelaksana acara, biro rumah tangga, departemen pengamanan, pihak lain yang terkait dengan kegiatan keprotokolan, dan petugas atau penyedia logistic. Peneyedia logistic dalam hal ini didefinisikan sebagai orang-orang yang membantu kelancaran kegiatan berkaitan dengan penyediaan transportasi, kebutuhan rehat, konsumsi, akomodasi, insentif, alat dokumentasi, dan lain-lain.

 

PROTOKOL PERJAMUAN

Oleh Ibu Puspa Wikan Sari, dosen Fakultas Kedokteran Hewan UGM.

Dalam keprotokolan, perjamuan adalah hal yang penting dan membutuhkan perhatian khusus. Perjamuan sendiri didefinisikan sebagai pertemuan makan dan minum/pesta/resepsi. Tujuan diadakannya protocol perjamuan adalah untuk menghormati tamu penting, merayakan suatu peristiwa tertentu, dan penyelenggaraan rapat.

Sifat perjamuan dibagi menjadi dua, yaitu formal dan non formal. Jenis perjamuan pun dibagi dalam beberapa jenis, yaitu coffee morning, makan siang, makan malam, dan tea party. Protocol perjamuan juga dibutuhkan dalam melayani konsumsi dalam rapat. Rapat sendiri dibagi menjadi dua jenis, yaitu rapat internal dan rapat eksternal. Rapat internal mencakup rapat pengurus organisasi, rapat koordinasi rutin, dan rapat evaluasi kegiatan.selain rapat, protocol perjamuan juga dibutuhkan dalam pelatihan, seperti pelatihan rutin, pelatihan dasar, pembekalan, dan diklat. FGD atau focus group discussion dan munas (musyawarah nasional) juga tak luput dari tugas protocol perjamuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perjamuan adalah konsep penyajian makan yang dipilih, penyesuaian menu dan tema, penyajian menu utama, keseimbangan menu makanan, dan jumlah makanan. berbicara mengenai perjamuan, pasti lah kita berbicara mengenai menu. Definisi dari menu adalah rangkaian jenis makanan dan minuman yang tersedia dan siap dihidangkan. Struktur menu meliputi makanan ringan, makanan pokok, dan penutup.

Dalam protokol perjamuan terdapat dua bentuk menu dengan macam-macam susunannya. Yang pertama ada bentuk klasik dengan susunan kurang lebih empat belas jenis menu, dan bentuk modern dengan empat sampai 5 jenis menu. Selain itu, terdapat beberapa syarat dalam menyusun menu, seperti dana, tema, jumlah porsi, dan waktu atau durasi acara.

Adapun teknik penyajian hidangan dalam sistem keprotokolan, seperti hidangan harus bersih dan sanitasi. Selain itu, cara penyuguhan makanan kepada tamu dengan komposisi yang diatur dan disesuaikan disusun secara menarik agar dapat meningkatkan selera makan. Fungsi dari penyajian ini adalah untuk meningkatkan selera makan, memberi informasi mengenai jenis menu, menghormati tamu dengan makanan terbaik, dan menjadikan makan lebih berkesan.

Penanganan tamu VVIP/VIP sebaiknya menggunakan ruang transit, yang memiliki fungsi antara lain sebagai transit tamu selagi menunggu kesiapan acara, dan sebagai energizer tamu dan menghindarkan hidangan yang berlebihan dalam acara. Selain itu, etika penanganan tamu yang ada di dalam ruangan adalah jika menggunakan podium sebaiknya cukup diberikan air minum, disiapkan dan dipastikan selalu diganti setiap sesi. Jika menggunakan meja pemateri, dihindari makanan yang berlebihan, biasanya cukup air minum yang disediakan sebelumnya dan dipastikan diganti setiap sesi. Untuk peserta tamu VVIP/VIP hidangan dihantarkan ketika tamu VVIP/VIP telah duduk di kursi yang disediakan. Untuk peserta biasa, hidangan dapat diambil pada saat registrasi atau ketika coffee break.

 

TEKNIK PEMBUATAN SURAT DINAS

Oleh Farida, Lulusan Sastra Indonesia, TU dan RT UGM.

Ketika berada di organisasi, kegiatan surat menyurat menjadi kegiatan yang tidak asing lagi bagi kita. Adapun fungsi surat sebagai pengganti pertemuan langsung, duta organisasi, pedoman kerja, bukti tertulis, dan pembentuk citra. Sedangkan syarat dalam surat adalah penampilannya yang baik dan benar, isi yang singkat, jelas dan eksplisit, dan pemakaian Bahasa baku dan santun.

Dalam surat terdapat bagian-bagian yang harus diperhatikan. Bagian surat terdiri dari kepala surat, nomor surat, sifat (opsional), lampiran (jika ada), hal, tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, kalimat penutup, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat atau tembusan. Setiap bagian surat tersebut memiliki aturan tersendiri dalam pembuatannya sesuai dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Sebagai contoh, sifat surat dapat diisi dengan salah satu dari tiga pilihan: sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Sangat rahadia merupakan sifat surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi dan mempunyai hubungan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Sifat rahasia merupakan sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau ditunjuk. Sifat biasa merupakan sifat surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Penulisan lampiran dalam surat dinas juga memiliki aturan khusus, kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali huruf capital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka. Contoh: 112 ditulis dengan angka karena memiliki lebih dari tiga kata yaitu seratus, dua, dan belas. Sedangkan empat puluh ditulis dengan huruf karena hanya memiliki dua kata, yaitu empat dan puluh. Kata lampiran tidak perlu ditulis jika tidak ada yang dilampirkan.

 

NETIQUETTE

Oleh Hestining Kurniastuti.

Kata netiquette lahir pada tahun 1982 di tahun yang sama kata internet lahir. Definisi netiquette adalah aturan tentang cara yang tepat dan sopan untuk berkomunikasi dengan orang-orang ketika menggunakan internet. aturan inti dalam netiquette adalah meninjau ulang pesan yang telah dirancang, hindari capslock karena menunjukkan intonasi tinggi dan tidak profesional, menahan diri untuk menghina orang lain, mengirim pesan dalam periode yang tepat sesuai dengan pesan yang dikirim, dan kunjungi situs yang aman.

Untuk pembahasan yang lebih spesifik, aturan dalam mengirim pesan atau surat melalui surel memang ada walaupun banyak orang yang menghiraukannya. Ketentuan surel yaitu kirim surel pada jam normal, buat signature dalam surel, kirim pesan singkat, konfirmasi ketika akan mengirim attachment yang berukuran besar, hindari membagi alamat surel tanpa ijin pemilik, buat subject yang jelas, memperhatikan pembuka-isi-penutup surelm gunakan BCC (blind carbon copy) ketika berkomunikasi dengan pihak-pihak yang tidak saling mengenal, pikirkan sebelum mengirim atau membalas ke semua, selalu balas surel tanpa harus menunggu lama, pilihlah font yang sesuai dan hindari latar belakang berwarna.

Dalam netiquette juga terdapat aturan dalam berdiskusi secara kelompok. Sebaiknya diskusi dalam grup berjalan dengan saling menghormati, bertukar gagasan dengan atmosfer saling menghargai, berdebat dengan santun, dan hindari merespon ketika emosi tidak stabil. Selain itu, adapun panduan bermedia sosial seperti hindari umpatan dan kata kebencian, tunjukkan empati dan saling menghormati, bagikan informasi akurat, koreksi kesalahan dan hilangkan informasi yang keliru, hindari menggunakan username yang menyerang pihak lain, dan hindari banyak mengumbar informasi pribadi.

Pengaplikasian etika dalam berinternet ini memiliki golden rule, yaitu „treat others as we want to be treated“ yang memiliki arti kita harus memperlakukan orang lain sebagaimana kita ingin diperlakukan. Kalimat ini dimaknakan sebagai sikap saling sopan, menghargai, menghormati (resiprokal) dan tindakan menghindari menyampaikan sesuatu secara daring yang tidak dilakukan secara tatap muka.

Komunikasi yang efektif dalam jaringan adalah komunikasi yang singkat, langsung pada inti dengan Bahasa yang baik, mematuhi hukum dengan tidak melakukan plagiarisme, penggunaan Bahasa sesuai yang dituju, huruf tebal, miring, garis bawah untuk penekanan, hindari kata tidak senonoh, dan hindari singkatan yang tidak umum.

Netiquette dalam bermedia sosial diatur sesuai dengan masalah yang ada. Masalah yang terjadi dalam media sosial saat ini meliputi  perasaan sendiri sehingga merasa bebas melakukan apa saja, mengabaikan privasi orang lain, mengumbar kehidupan pribadi, mengunggak konten unsur SARA dan pornografi, membagi informasi yang belum akurat, membagikan ajakan yang bersifat provokatif dan menggunakan Bahasa yang kasar. Masalah-masalah ini dapat diminimalisir hingga dihilangkan dalam media sosial apabila seluruh pengguna memahami dan menerapkan netiquette. Dalam bermedia sosial, pengguna harus memiliki prinsip “berpikir sebelum menulis, dan berpikir kembali sebelum mengunggah”.

Leave a Reply

Your email address will not be published.